एक प्रदर्शन समीक्षा कैसे लिखें

हर कोई अपने कार्य निष्पादन पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने की संभावना का आनंद नहीं लेता है। यहां तक ​​​​कि सबसे तारकीय कर्मचारियों के लिए, वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा में उनके मालिक उनके बारे में क्या कहेंगे, यह अज्ञात चिंता-उत्प्रेरण हो सकता है। इसलिए अपने कर्मचारियों के लिए सम्मानजनक, ईमानदार और निष्पक्ष प्रदर्शन समीक्षा लिखना अत्यंत महत्वपूर्ण है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या लिखते हैं, इसे करुणा के साथ वितरित करें।

चंद्रमा का चिन्ह क्या है?

प्रदर्शन मूल्यांकन लिखना एक बॉस के लिए भी तनावपूर्ण हो सकता है। आप किसी को उनके नौकरी विवरण के उन क्षेत्रों के बारे में कैसे बता सकते हैं जहां वे निशान से चूक गए? आप किसी को स्पष्ट रूप से कैसे बता सकते हैं कि वे अपने प्रदर्शन में सुधार कैसे कर सकते हैं?

यहां कुछ युक्तियां, सर्वोत्तम अभ्यास और प्रदर्शन समीक्षा तैयार करने से बचने के लिए चीजें हैं जो आपके कर्मचारियों को आगे बढ़ने और आत्मविश्वास के साथ सुधार करने में मदद करेंगी।

एक प्रदर्शन समीक्षा के लाभ

कर्मचारियों के प्रदर्शन की समीक्षा को सकारात्मक अनुभव के रूप में देखा जाना चाहिए क्योंकि वे कंपनी के स्वास्थ्य में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यह प्रबंधकों और कर्मचारियों के लिए उन तरीकों पर चर्चा करने का मौका है, जिन्हें कंपनी भविष्य में अधिक प्रभावी ढंग से सफल बनाने के लिए अपना सकती है। आपको कर्मचारी, प्रबंधक और कंपनी की ताकत और कमजोरियों को समग्र रूप से देखने को मिलता है।

एक सफल प्रदर्शन समीक्षा होगी:

• नियोक्ता के लिए उपयोगी: प्रदर्शन की समीक्षा एक बातचीत होनी चाहिए। कर्मचारी को खुले तौर पर व्यक्त करने का अवसर दिया जाना चाहिए कि वे कैसे सोचते हैं कि टीम और कंपनी अधिक प्रभावी ढंग से काम कर सकती है। कर्मचारी के दृष्टिकोण से जो काम नहीं कर रहा है, उस पर आपको एक नया दृष्टिकोण सुनने को मिलता है।
• कर्मचारी के लिए उपयोगी: एक अच्छी तरह से लिखित समीक्षा एक कर्मचारी को उनके द्वारा किए जा रहे अच्छे काम के लिए मान्यता देती है और रचनात्मक प्रतिक्रिया देती है कि वे कैसे सुधार कर सकते हैं। इससे उन्हें पेशेवर रूप से बढ़ने में मदद मिलेगी और उन्हें काम करने के लिए स्पष्ट लक्ष्य मिलेंगे। इससे उन्हें अपने स्वयं के करियर की खातिर और कंपनी के लिए एक संपत्ति के रूप में खुद को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी।
• कंपनी के लिए मददगार: इन समीक्षाओं के माध्यम से, प्रबंधन और कर्मचारियों को यह देखने का मौका मिलता है कि समग्र रूप से सुधार करने के लिए वे सभी एक साथ कैसे काम कर सकते हैं। प्रबंधन को यह देखने को मिलता है कि लोग व्यक्तिगत स्तर पर और कॉर्पोरेट स्तर पर भी बोर्ड भर में कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं। फिर वे समस्या क्षेत्रों को संबोधित करने और सफलताओं को भुनाने के लिए एक गेम प्लान विकसित कर सकते हैं।

समीक्षाएं अच्छी तरह से किए गए कार्य और समग्र रूप से कंपनी के लिए सुधार के रोडमैप के लिए धन्यवाद हैं।

प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया

एक बड़ी पर्याप्त कंपनी में, प्रदर्शन मूल्यांकन को प्रशासित करने का कार्य मानव संसाधन (एचआर) विभाग पर आ जाएगा। एचआर लीडर समीक्षा देने वाले व्यक्ति और समीक्षा किए जा रहे व्यक्ति दोनों को समय से पहले समीक्षा प्रपत्र सौंप देगा। समीक्षा करने वाला व्यक्ति एक आत्म-मूल्यांकन पूरा करेगा, इस पर टिप्पणी करते हुए कि उन्होंने उस वर्ष सफलतापूर्वक क्या किया और उन क्षेत्रों पर ध्यान दिया जहां उनका मानना ​​​​है कि वे मार्गदर्शन और प्रशिक्षण के साथ सुधार कर सकते हैं।

व्यवसाय के आकार और संरचना के आधार पर, यह प्रत्येक उद्योग में अलग दिखाई देगा। केवल कुछ मुट्ठी भर कर्मचारियों वाली छोटी कंपनी के लिए, प्रबंधक या यहां तक ​​कि मालिक भी समीक्षाओं को प्रशासित करने के लिए एक अच्छा व्यक्ति है। जो कोई भी समीक्षा देता है उसे ऊपरी प्रबंधन की स्थिति में होना चाहिए और उन कर्मचारियों के साथ लगातार संपर्क होना चाहिए जिनकी वे दिन-प्रतिदिन समीक्षा कर रहे हैं। कभी-कभी, टीम के सदस्य सहयोगी सहकर्मी समीक्षा प्रक्रिया में एक-दूसरे की समीक्षा करेंगे। यह दृष्टिकोण अच्छी तरह से काम करता है जब सहकर्मी प्रबंधकीय स्थिति में किसी की तुलना में एक-दूसरे के साथ मिलकर काम करते हैं।

प्रदर्शन समीक्षा लिखते समय बचने के लिए चीजें

समीक्षा लिखते समय, सर्वोत्तम प्रथाएं हैं और समस्याग्रस्त तकनीकें हैं जो अनुत्पादक समीक्षा की ओर ले जाती हैं। समीक्षा प्रक्रिया पर काम करते समय कुछ बातों से बचना चाहिए।

• मत करो रचनात्मक प्रतिक्रिया दिए बिना नकारात्मक को इंगित करें। यदि आप किसी कर्मचारी को बताते हैं कि वे कुछ खराब या गलत कर रहे हैं, तो आपको उन्हें इसे करने का सबसे प्रभावी या सही तरीका बताना होगा। यदि आप उन्हें सुधार करने के ठोस तरीके नहीं देते हैं और उपकरण जो उन्हें सफल होने की आवश्यकता है , अगली बार समीक्षा मिलने पर कर्मचारी के प्रदर्शन के अलग होने की उम्मीद न करें। यदि आपके पास विशिष्ट प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करने का समय नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि आपने एक ऐसे बिंदु व्यक्ति के साथ अनुवर्ती नियुक्ति की है जो उन्हें सिखा सकता है।
• मत करो बातचीत पर हावी बातचीत के दौरान कर्मचारी जुड़ाव होना चाहिए। जबकि आपको कर्मचारी के प्रदर्शन पर चर्चा करते समय बातचीत को आगे बढ़ाना चाहिए, कंपनी की संरचना और आपकी प्रबंधन शैली के बारे में वे जो कहते हैं, उसके प्रति ग्रहणशील रहें। किसी कंपनी की प्रक्रिया और संरचना को कोई नहीं जानता है, जैसे कोई व्यक्ति जो इसे हर दिन नेविगेट करता है, और वे क्या काम करते हैं और क्या नहीं, इस पर प्रतिक्रिया देने के लिए अच्छी तरह से सुसज्जित हैं। और यदि आप उनकी आलोचना को सुनने को तैयार नहीं हैं, तो वे आपके द्वारा दी गई आलोचना में कितना स्टॉक रखेंगे?
• मत करो ढेर लग जाना। यहां तक ​​​​कि सबसे खराब प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी के लिए भी, आप एक सफल समीक्षा नहीं कर सकते हैं, यदि आप केवल आधे घंटे में उन्हें सब कुछ बता रहे हैं कि वे गलत कर रहे हैं। समीक्षा के दौरान रुक-रुक कर, सुनिश्चित करें कि आप उन चीजों को नोट कर रहे हैं जो वे सही तरीके से कर रहे हैं। अगर उन्हें लगता है कि आप उनमें जो कुछ भी देखते हैं वह नकारात्मक है, तो उन्हें भविष्य में सुधार करने के लिए प्रेरित क्यों महसूस करना चाहिए? उन चीजों को समूहित करने का प्रयास करें जिन पर वे विशिष्ट श्रेणियों में काम कर सकते हैं ताकि आप नाइट-पिक्य विनिर्देशों पर ध्यान न दें। उन्हें उन क्षेत्रों का व्यापक अवलोकन दें जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है और उनके द्वारा किए गए हर एक काम को रेखांकित करने के बजाय, वे कैसे सुधार कर सकते हैं, इस पर समाधान प्रस्तुत करते हैं।

अब जब आपके पास बचने के लिए चीजों का एक विचार है, तो आपकी समीक्षा में शामिल करने के लिए यहां कुछ सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं।

• सकारात्मक के साथ समीक्षा बुक करें। यहां तक ​​​​कि अगर आपको लगता है कि कर्मचारी ने कुछ भी मूल्यवान नहीं किया है, यदि आप चाहते हैं कि वे आपकी प्रतिक्रिया सुनें और बनाए रखें, आपको उनका मनोबल स्तर बनाए रखने के लिए प्रशंसा के साथ शुरू और समाप्त करने की आवश्यकता है . यदि आप नकारात्मक के साथ बातचीत शुरू करते हैं, तो कर्मचारी बंद हो सकता है और समीक्षा का एक शब्द भी नहीं सुन सकता है। अगर ऐसा लगता है कि वे नकारात्मक के बाद केवल नकारात्मक सुन रहे हैं, तो वे सभी फीडबैक को संभालने और पचाने में सक्षम नहीं होंगे। कम से कम, बातचीत शुरू करने के लिए उन्हें कुछ सकारात्मक दें और बैठक को समाप्त करने के लिए कुछ अच्छा दें। अगर वे बेकार महसूस करते हुए चले जाते हैं, तो उनके पास प्रेरणा या सुधार करने की क्षमता नहीं होगी।
• रचनात्मक प्रतिक्रिया पर कार्रवाई करने के लिए ठोस तरीके दें। सुधार के लिए कर्मचारी के क्षेत्रों पर चर्चा करते समय, सुनिश्चित करें कि आप समझाते हैं कि वे वास्तव में कैसे सुधार कर सकते हैं। यदि आप लिखते हैं कि कर्मचारी रिपोर्ट लिखने में खराब है, तो उन्हें बताएं कि एक अच्छा कैसे लिखना है। हो सकता है कि वे किसी चीज़ में बहुत अच्छे न हों क्योंकि उन्हें इसे करने का सही तरीका कभी नहीं दिखाया गया। नकारात्मक प्रतिक्रिया के लिए नकारात्मक प्रतिक्रिया कर्मचारी को भविष्य में बढ़ने का कोई रास्ता नहीं देती है।
• संख्यात्मक या वर्णानुक्रमिक प्रदर्शन रेटिंग दें। यह तरीका हर उद्योग के लिए काम नहीं कर सकता है। कुछ लोगों का दिमाग टेक्स्ट के ब्लॉक के साथ-साथ नंबरों को भी प्रोसेस नहीं करता है। यदि आपके पास एक परिभाषित ग्रेडिंग प्रणाली है, तो एक कर्मचारी को इस बात का स्पष्ट अंदाजा हो सकता है कि वे कहां खड़े हैं। यदि आपके उद्योग में मात्रात्मक मानक हैं, तो ये ग्रेडिंग सिस्टम उत्पन्न करना आसान है। यदि आप बिक्री में काम करते हैं, तो शायद एक महीने में औसतन 100 बिक्री ए है। यदि आप ग्राहक सेवा में काम करते हैं, तो आप सफलता के बैरोमीटर को आधार बना सकते हैं कि कैशियर कितनी जल्दी वस्तुओं को स्कैन कर सकता है। उन उद्योगों में जहां आपके पास मात्रात्मक डेटा तक पहुंच है, शायद ग्रेडिंग सिस्टम स्थापित करने से कर्मचारियों को कंपनी के मानकों के अनुसार उनका प्रदर्शन कितना अच्छा है, इसका बेहतर विचार प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।
• ईमानदार रहें लेकिन उचित। एक कर्मचारी तब नहीं सुधरेगा जब उसकी समीक्षा में केवल चमकीली तारीफें हों। उन्हें ईमानदार प्रतिक्रिया देना अपने आप में एक प्रशंसा है; यह दर्शाता है कि आप एक पेशेवर के रूप में बढ़ने और सुधार करने की उनकी क्षमता में विश्वास करते हैं। यदि आपका कर्मचारी स्पेक्ट्रम के विपरीत छोर पर है, तो वे सुधार नहीं कर सकते हैं यदि समीक्षा सिर्फ आधे घंटे की है तो आप उन्हें डांटते हैं। अपने सभी कर्मचारियों के लिए सकारात्मक और नकारात्मक पर ध्यान दें ताकि वे सभी सुधार कर सकें और आलोचना के प्रति ग्रहणशील रह सकें।

प्रदर्शन समीक्षा केवल एक वार्तालाप नहीं होनी चाहिए; यह आपके कर्मचारियों, प्रबंधन और कंपनी की संरचना के लिए विकास की शुरुआत है। लक्ष्य निर्धारित करने और रचनात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए समय निकालना महत्वपूर्ण है ताकि कर्मचारी के पास अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए और ठोस तरीके तक पहुंचने के लिए कुछ हो।

सरकार द्वारा वस्तुओं, सेवाओं और उत्पादन के कारकों पर खर्च कर रहे हैं।

आदर्श रूप से, प्रदर्शन मूल्यांकन में कही गई कोई बात कर्मचारी के लिए आश्चर्य की बात नहीं होनी चाहिए। प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच उचित संचार चैनल साल भर खुला होना चाहिए, न कि साल में सिर्फ एक बार। आधिकारिक समीक्षा वर्ष को इस तरह से संक्षिप्त करने का एक तरीका है जिससे सभी पक्षों को एक टीम के रूप में एक साथ आगे बढ़ने के लिए एक स्पष्ट रोडमैप मिलता है।