कोई भी पूर्ण नहीं है। जब आप बहुत सारे क्लाइंट या एक लंबी टू-डू सूची बना रहे होते हैं, तो कुछ ईमेल शर्मनाक समय के लिए आपके फ़ोन में बिना खोले बैठे रह सकते हैं। जब आप अपनी गलती का एहसास होने पर शर्मिंदा, घबराए या परेशान महसूस कर सकते हैं, तो क्षमाप्रार्थी देर से ईमेल प्रतिक्रिया के माध्यम से शामिल व्यक्ति के साथ संवाद करके स्थिति को ठीक करना महत्वपूर्ण है।
यदि लिखित संचार आपकी विशेषता नहीं है और आप इस ईमेल को तैयार करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो घबराएं नहीं! हम विभिन्न स्थितियों के लिए देर से आने वाले चार ईमेल प्रतिक्रिया टेम्प्लेट लेकर आए हैं ताकि आपके पास ईमानदारी से माफी के साथ प्रतिक्रिया करने और एक साथ आगे बढ़ने की योजना के लिए एक आधार रेखा हो।
मूल बातें
देर से ईमेल प्रतिक्रिया लिखने का आपका कारण चाहे जो भी हो, इस संदेश को तैयार करने के लिए क्या करें और क्या न करें।
- पेशेवर संचार के सभी उचित तत्वों को याद रखें। इस ईमेल का उद्देश्य माफी मांगना और प्रदर्शित करना है कि आप अभी भी एक पेशेवर के साथ काम करने लायक हैं। एक सीधी, विशिष्ट विषय पंक्ति रखें, एक पेशेवर अभिवादन के साथ शुरू करें, हमेशा प्रूफरीड करें, आकस्मिक कठबोली से बचें, एक पेशेवर स्वर रखें, और एक समापन हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें। जब आपके पास विलंबित प्रतिक्रिया होती है, तो आप असंगठित और गैर-पेशेवर दिखाई दे सकते हैं। एक अच्छी तरह से निर्मित, विचारशील नोट के साथ उस धारणा का मुकाबला करें जो इसका पालन करता है इलेक्ट्रॉनिक संचार के सभी पेशेवर मानक .
- दोष स्वीकार करें जहां दोष देय है। देर से आने वाले ईमेल का कारण चाहे जो भी हो - चाहे कोई व्यक्तिगत आपात स्थिति हो या आप पूरी तरह से भूल गए हों - देरी के लिए ईमानदारी से क्षमा करें। उस दोष को स्वीकार करना यह दिखाएगा कि आप अपने काम की जिम्मेदारी लेते हैं और दोष किसी और पर नहीं डालते हैं।
- खुले और ईमानदार रहें। यदि आप सहज महसूस करते हैं, तो आप अपनी देरी का कारण साझा कर सकते हैं। बहुत अधिक व्यक्तिगत विवरण में न जाएं; यह कहने के बजाय कि आपकी माँ को कैंसर है, बस यह कहें कि आपको परिवार के किसी सदस्य के बारे में कोई बुरी खबर मिली है और आप इस कठिन समय में उनकी मदद करने में व्यस्त हैं। हर कोई इस तथ्य से संबंधित हो सकता है कि जीवन में चीजें होती हैं। अपने जीवन में एक छोटी सी झलक देने से, बहुत अधिक प्रकट किए बिना, उन्हें इस बात का अंदाजा हो सकता है कि आप किस दौर से गुजर रहे हैं, और वे और अधिक समझेंगे कि आप कहाँ से आ रहे हैं।
- ज्यादा इमोशनल न हों। हालांकि अपने क्लाइंट के साथ ईमानदार होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह विश्वास को बढ़ावा दे सकता है, ईमानदारी और टीएमआई के बीच अंतर है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस दौर से गुजर रहे हैं, पेशेवर संचार आपकी समस्याओं को दूर करने का स्थान नहीं है। अपनी प्रतिक्रिया को परिष्कृत रखें और अनावश्यक विवरण हटा दें। आप कह सकते हैं कि आपने नुकसान का अनुभव किया है, लेकिन इससे अधिक विशिष्ट जानकारी प्राप्त न करें।
- आगे बढ़ने के लिए आप क्या करने की योजना बना रहे हैं, इस पर अपने अगले कदमों का विवरण दें। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अपनी विस्तृत योजना के साथ संचार में इस चूक को ठीक करें कि आप इस परियोजना को कैसे आगे बढ़ाने जा रहे हैं, अब आप पकड़े गए हैं। उन्हें बताएं कि आपके कदम क्या हैं, आपको उनसे क्या चाहिए, और जिस भी प्रोजेक्ट पर आप काम कर रहे हैं उसे गति देने के लिए आप दोनों एक साथ कैसे काम कर सकते हैं।
खुला और ईमानदार संचार लगभग किसी भी समस्या का समाधान कर सकता है। एक अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल आपको इस पेशेवर रिश्ते को सुधारने के लिए ट्रैक पर वापस आने में मदद कर सकता है।
देर से ईमेल प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स
1. जब आप जवाब देना भूल गए
हम सब इसके दोषी हैं; आप एक ईमेल खोलते हैं, अपने दिमाग में जवाब देते हैं, बाद में जवाब देने के लिए एक मानसिक नोट बनाएं , और फिर आप... कभी जवाब न दें। जब तक आप याद करते हैं, तब तक आप उन्हें एक हफ्ते या उससे अधिक समय के लिए लटके हुए छोड़ चुके होते हैं।
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तो आप एक प्रतिक्रिया कैसे तैयार करते हैं ताकि आप पूरी तरह से अव्यवसायिक और असंगठित न दिखें?
प्राप्तकर्ता -
मुझे अभी केवल आपका ईमेल वापस करने के लिए खेद है। आपके द्वारा भेजे जाने के तुरंत बाद मैंने आपका ईमेल पढ़ा और उस शाम को उत्तर देना था। सब कुछ चल रहा है, यह फेरबदल में खो गया है, और मुझे आशा है कि आप मुझे इतनी देर से प्रतिक्रिया के लिए क्षमा करेंगे।
एक बार जब आप माफी मांग लेते हैं, तो आप उनके ईमेल का जवाब देना जारी रख सकते हैं।
2. जब आप किसी प्रोजेक्ट की समय सीमा चूक गए हों
कभी-कभी ईमेल की धीमी प्रतिक्रिया के परिणामस्वरूप समय सीमा छूट जाती है। इस उदाहरण में, आपको न केवल माफी माँगने की ज़रूरत है, बल्कि क्लाइंट के साथ मिलकर एक परिवर्तित समयरेखा तैयार करने की ज़रूरत है जो आपकी दोनों ज़रूरतों के अनुरूप हो। अपनी ओर से समाधान और सुझाव देने से पता चलेगा कि आप समस्या-समाधान और अनुकूलन के लिए तैयार हैं।
प्राप्तकर्ता -
मुझे आपको यह बताते हुए खेद है कि मेरे पास परियोजना का यह हिस्सा अभी तक पूरा नहीं हुआ है और मैं अपनी समय सीमा से चूक गया। मेरे पास एक व्यक्तिगत घटना हुई थी जिसने मेरी उपलब्धता को प्रभावित किया [या] अप्रत्याशित जटिलताओं के कारण, कार्य के इस विशेष हिस्से में मुझे पहले हमारी टाइमलाइन में आवंटित की तुलना में अधिक समय लगा। आपकी ओर से इसके कारण होने वाली किसी भी जटिलता के लिए मुझे खेद है। मुझे विश्वास है कि एक समर्पित प्रयास से, मैं इस तिथि तक परियोजना के इस हिस्से को पूरा करने में सक्षम हो जाऊंगा। ट्रैक पर वापस आने और अपनी अगली समय सीमा को पूरा करने के लिए, मेरा सुझाव है कि हम इस व्यक्ति को प्रोजेक्ट को पूरा करने में मदद करने के लिए लाएं।
अपने समय प्रबंधन कौशल को समझने के लिए इस गलती का उपयोग करें और भविष्य में भविष्यवाणी करें कि क्या आप एक समय सीमा चूक जाएंगे। कभी-कभी जीवन होता है और चीजें सामने आती हैं, लेकिन अगर आप किसी को छूटी हुई समय सीमा से पहले बता सकते हैं कि आपको विस्तार की आवश्यकता हो सकती है, तो वे अपने अंत में चीजों को और अधिक तेजी से फेरबदल कर सकते हैं ताकि आप समाधान पर एक साथ काम कर सकें।
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3. जब आप समय से छुट्टी पर लौट रहे हों
जब भी आप कुछ दिनों के लिए कार्यालय से बाहर जाने वाले हों, तो एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट करना एक अच्छा अभ्यास है जो यह बताता है कि आप कब लौटेंगे, आपात स्थिति में आपसे कैसे संपर्क किया जा सकता है, और वे किससे संपर्क कर सकते हैं इस बीच त्वरित प्रतिक्रिया के लिए। हालांकि, अगर आप अप्रत्याशित रूप से बाहर गए थे या बस भूल गए थे, तो यहां आपके इनबॉक्स में बैठे अत्यावश्यक संदेशों का जवाब देने का एक अच्छा तरीका है।
प्राप्तकर्ता -
आपके ईमेल के लिए बहुत बहुत धन्यवाद! प्रतिक्रिया में मेरी देरी के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। मैं [इस तारीख] से आज सुबह तक निजी मामलों में काम करने के लिए कार्यालय से बाहर था, लेकिन मैं अब उपलब्ध हूं और आपके प्रश्न का उत्तर देने में प्रसन्न हूं।
यदि आप ग्राहक के करीब हैं, तो आप अपनी अनुपस्थिति का अधिक विशिष्ट कारण बता सकते हैं, लेकिन आप सहज महसूस करने के लिए जितना आवश्यक हो उतना अस्पष्ट रह सकते हैं।
उस ओपनिंग के बाद, आप अपने क्लाइंट को जो भी अनुरोधित जानकारी चाहिए वह दे सकते हैं।
4. जब आप अब परियोजना की शर्तों को पूरा नहीं कर सकते हैं
आपात स्थिति होती है। परिवार के सदस्य बेहद बीमार पड़ जाते हैं, किसी प्रियजन का निधन हो जाता है, आपका एक दुर्घटना हो जाता है और आप अस्पताल तक ही सीमित रहते हैं। कभी-कभी, जीवन काम के रास्ते में आ जाता है और आप बस उस परियोजना को पूरा नहीं कर सकते जिसे आपने पूरा करने का वादा किया था।
जब आप किसी ईमेल का जवाब देने में देर कर रहे होते हैं और आपको उन्हें बताना होता है कि अब आप प्रोजेक्ट को आगे नहीं बढ़ा सकते हैं, तो विषय को इनायत से संभालना और जहां आप कर सकते हैं वहां समाधान पेश करना महत्वपूर्ण है।
यहां एक उदाहरण ईमेल है जिसे आप अपनी स्थिति समझाने के लिए समायोजित कर सकते हैं।
प्राप्तकर्ता -
ब्लो जॉब देने के टिप्सहाल ही में, मैंने अपने निजी जीवन में एक विनाशकारी घटना का अनुभव किया है जिसने मेरी काम करने की क्षमता को काफी प्रभावित किया है। इस घटना के कारण, मैं अब आपके प्रोजेक्ट को पर्याप्त रूप से पूरा नहीं कर पाऊंगा। निकट भविष्य के लिए, मैंने अपने परिवार की मदद के लिए समय निकालने का फैसला किया है, और मैं आपका पूरा नहीं कर पाऊंगापरियोजना।
मेरे स्थान पर, मैं इस व्यक्ति को कार्य संभालने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं। मैंने उन्हें आपके प्रोजेक्ट के विवरण में भर दिया और उन्हें इस ईमेल पर कॉपी कर लिया ताकि आप दोनों प्रोजेक्ट में आवश्यक अगले चरणों के बारे में बात करना शुरू कर सकें। इस व्यक्ति के पास इस क्षेत्र में व्यापक अनुभव है और मुझे लगता है कि आप वास्तव में उनके साथ काम करने का आनंद लेंगे।
प्रतिलिपि जिस नए व्यक्ति की आप अनुशंसा कर रहे हैं वह कार्यभार ग्रहण करने के लिए ईमेल में ताकि आपका क्लाइंट तुरंत उनके साथ काम करना शुरू कर सके। ऐसा करने से सभी को उस प्रोजेक्ट को शुरू करने में मदद मिलेगी, जहां से आपने जल्द से जल्द छोड़ा था।
परियोजना को परिवर्तित करने में आपको जितना काम करना होगा, वह बहुत हद तक इस बात पर निर्भर करेगा कि आप किस प्रकार का काम कर रहे हैं। यदि आप एक स्वतंत्र वीडियोग्राफर थे और अब ईवेंट को कवर नहीं कर सकते हैं, तो आप नए फ्रीलांसर को ईवेंट विवरण और क्लाइंट अपेक्षाओं के बारे में आसानी से सूचित कर सकते हैं ताकि वे वहां से शूट कर सकें। यदि आप अपनी कंपनी में किसी अन्य व्यक्ति के लिए परियोजना को स्थानांतरित कर रहे हैं, तो उम्मीद है कि वे आपके नौकरी विवरण और उस समय के लिए जिस ग्राहक को ले रहे हैं, उससे परिचित हैं।
अपना देर से ईमेल जवाब ईमानदार रखें
यहां तक कि अगर आपको जवाब देने में कई दिन लग गए, तो रिश्ते को बचाने के लिए आप जो सबसे महत्वपूर्ण काम कर सकते हैं, वह है अपने संचार के साथ खुला और ईमानदार होना। लोग ईमानदारी को महत्व देते हैं, और देरी के लिए एक वास्तविक माफी एक मजबूत संदेश भेजता है कि आप अपनी गलतियों को ठीक करने के लिए तैयार हैं।
भविष्य में, यह याद रखने की कोशिश करें कि एक संक्षिप्त प्रतिक्रिया मौन से बेहतर है। यदि आपके पास पूर्ण प्रतिक्रिया भेजने का समय नहीं है, तो यह कहते हुए एक त्वरित ईमेल भेजें कि आपको उनका संदेश मिल गया है और जल्द ही उनसे विस्तार से बात करने के लिए तत्पर हैं। फिर, आपके पास अधिक समय होने पर उत्तर देने के लिए संकेत देने के लिए अपने फ़ोन पर एक रिमाइंडर सेट करें। यह जानते हुए कि उन्हें भुलाया नहीं गया है, लेकिन आप कुछ और संभालने के बीच में हैं, यह संदेश भेजता है कि आप परवाह करते हैं। जवाब देना बंद न करें; एक त्वरित संदेश भेजने के लिए बस एक पल लेने से अंतर की दुनिया बन सकती है।
